Chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử từ 01/7/2026
Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2027/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động giấy phải đáp ứng các yêu cầu chặt chẽ về mặt xác thực.
Cụ thể, chủ thể giao kết hợp đồng bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử. Bản hợp đồng sau khi chuyển đổi phải được gắn ID và bắt buộc phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động. Việc ký số này nhằm xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc, đồng thời người ký phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi.
Đồng thời, quá trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử từ hợp đồng giấy cũng cần tuân thủ thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
Theo đó, thông tin trong thông điệp dữ liệu phải được bảo đảm tính toàn vẹn y như văn bản giấy và luôn trong trạng thái có thể truy cập, sử dụng được để tham chiếu. Tài liệu này cũng yêu cầu phải có ký hiệu riêng nhằm xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu, đi kèm với đó là thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện việc chuyển đổi.
Mặt khác, một khi hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng giấy đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên theo quy định về giao dịch điện tử, nó sẽ có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương như bản giấy ban đầu.
Có bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026?
Theo Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026. chậm nhất đến ngày 01/7/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức;
Từ ngày 01/7/2026, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định của Nghị định 337.
Như vậy, quy định trên xác định thời điểm triển khai đầy đủ cơ chế hợp đồng lao động điện tử, không phải là quy định bắt buộc mọi quan hệ lao động phải sử dụng hình thức điện tử.
Ngoài ra, về điều khoản chuyển tiếp, Điều 29 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định rõ:
- Hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trước ngày 01/01/2026 và đến thời điểm này vẫn còn hiệu lực thì được tiếp tục thực hiện cho đến khi hết hạn;
- Trường hợp hợp đồng lao động điện tử đã xác lập trước 01/01/2026 nhưng chưa thực hiện xong thì tiếp tục thực hiện theo pháp luật tại thời điểm giao kết, trừ khi các bên có thỏa thuận áp dụng theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP;
- Không có quy định buộc phải ký lại hoặc chuyển đổi các hợp đồng lao động đã giao kết trước đó sang hình thức điện tử.
Từ các căn cứ nêu trên có thể khẳng định, từ ngày 01/7/2026, pháp luật không bắt buộc người sử dụng lao động và người lao động phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Mốc 01/7/2026 là thời điểm bắt đầu áp dụng thống nhất cơ chế quản lý, vận hành và tiêu chuẩn pháp lý đối với hợp đồng lao động điện tử, trong trường hợp các bên lựa chọn hình thức này;
Do vậy, hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn được pháp luật công nhận mà không bị bãi bỏ hay cấm sử dụng. Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử mang tính khuyến khích , phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động.
